Výkonná asistentka je kľúčová postava v mnohých organizáciách.
Pre jednoduchšie pochopenie, kto je výkonná asistentka, uvediem pojem „osoba na všetko“. Od bežnej
asistentky, ktorá pripravuje kávičku, uvádza návštevy a objednáva kancelárske potreby, má výkonná asistentka viac povinností, ktoré musí zvládať. Výkonná asistentka, už musí mať viac skúsenosti a vedomostí, aby dokázala v kancelárii alebo externe fungovať samostatne, bez potreby neustále sa pýtať niekoho, ako sa čo robí. Spravidla sa zameriava na podporu manažérov, vedúcich pracovníkov a tímov v rôznych administratívnych a organizačných úlohách. Jej zodpovednosti sa môžu líšiť v závislosti od organizácie. Riadi kalendár, plánuje schôdzky, organizuje stretnutia. Komunikuje s klientmi a partnermi,
pripravuje správy, dokumenty. Taktiež môže koordinovať projekt, vrátane sledovania pokroku a dodržiavania termínov. Ak sa vo firme rieši veľký projekt, môže byť nápomocná v administratívnych úlohách pre tím alebo jednotlivé oddelenia.
Kľúčové zručnosti a kvalifikácie
Organizačné zručnosti, ako sú schopnosť efektívne plánovať a riadiť viacero úloh súčasne, jasné a profesionálne komunikovanie ústne aj písomne, ovládanie kancelárskych softvérov, ako sú Microsoft
Office, sú hlavné atribúty, ktoré musí výkonná asistentka ovládať. A vzhľadom k tomu, že funguje samostatne, musí mať schopnosť rýchlo identifikovať a riešiť problémy či prekážky, byť presná pri správe dokumentov a informácií. Nakoľko väčšinou zaobchádza s citlivými údajmi a dôvernosťou, má za úlohu byť lojálna voči spoločnosti a prispôsobiť sa rôznym situáciám a potrebám.
Výhody a výzvy
Výkonná asistentka má veľký vplyv na fungovanie a chod organizácie. Môže byť náročné udržať rovnováhu medzi rôznymi úlohami a prioritami. Pracovný tlak a potreba riešiť nepredvídateľné situácie vás skôr či neskôr prinútia delegovať prácu a ak budete mať šťastie, tak sa vaša výkonná asistentka stane vašou pravou rukou a vy sa budete môcť venovať práci, ktorá vás napĺňa. Je výhoda mať osobu, na ktorú sa môžete spoľahnúť, ale je aj veľkou výzvou, nájsť osobu, s ktorou si budete pracovne rozumieť aj z dlhodobého hľadiska.
Výkonná asistentka je nezastupiteľná súčasť úspešného tímu a jej práca môže byť veľmi uspokojujúca pre tých, ktorí majú radi rozmanité úlohy a zodpovednosť. Ak už z akéhokoľvek dôvodu uvažujete o potrebe výkonnej asistentky, neváhajte a kontaktujte virtuálnu asistentku, ktorá vám pomôže zvládnuť pracovný stres s nadhľadom.